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教你愉快地掌握改善方法(16)

【发布时间:2018-11-13】

怎样写改善报告?

 

像记笔记一样轻松地写报告

之前我们说“写改善报告需要短小简洁”。会有很多人提出质疑:“叙述太简单了反而读不懂改善内容怎么办?”、“报告书难道不应该写得正式一些吗?”、“为了让别人看懂,难道不应该写得详细一些吗?”等等。这样质疑的人其实只是单纯地觉得“报告书写得越长越详细就越好懂”。

实际上是相反的。写得越详细越长的文章其实越难理解,而越短的文章越容易理解。特别是改善,更应该写简单一些。

如果把简单的改善给写复杂了,反而会让人摸不着头脑。只要简单地记录“对象是什么?做了什么?结果是什么?”就能够让人看明白了。

不要把好不容易做出的改善就放在那里,而是将它简单地记录下来,分享给别人,把改善延续下去。这才是记改善笔记真正的“目的”。

也有可能是“改善报告”这个死板的词语所致,总让人感觉必须用正式的语言和格式来写出一份报告书出来。所以,为了不让人再产生这样的错觉,最近使用“改善笔记”的公司越来越多了。所谓的改善报告,只要像记录笔记一样就可以了。这才是皆大欢喜的方式。

 

要记录已经完成的事情

拿出改善时,不管是写的人还是读的人,都认为越详细越好、越长越好,这样的想法可以说都是旧的“提案制度”留下的坏习惯。

因为“提案”所书写的是还没有实施的、还没有实现的事情,所以必须详细。我们需要预测因这份提案而产生的各种各样的结果,并把这些内容全部写下来。

但是,改善报告书写的事已经实施了的改善。所以没必要写得那么详细。因为是已经实现了的事情,在实现之后过于诉诸于笔墨,反而会像化了过分的浓妆一样,没有任何价值可言。另外,我们在做“提案”时,会像写作文一样一边思考一边写,会花费很多精力和时间。而记改善笔记时并不需要思考。因为在实施改善的过程中,我们已经充分地思考过了。

改善笔记和提案报告的区别

 

过多的工作就是“恶”

改善活动所强调的轻松和改善笔记所强调的简洁,对很多公司内部流行的“赞美过剩文化”提出了挑战。现实中,很多东西就那么放在那里会越堆越多。因为每个员工都在通过“过多、过剩”来逃避责任。

大多数人对“不足”都很严格,但对“过剩”是非常宽容的。不仅如此,做过多的工作经常还被当做是“有干劲的证明”,也有时被当做是失败的“免罪符”。

近年来,“过剩库存就是恶”这个认知,已经被大多数企业所认同了。但是在库存以外的其他方面,还是存在“赞美过剩”的情况。在工作中,大多数人都认为:“只要多做一些就会被从宽处理”。

但与之相反,改善所求的是:“停止、减少”。

也就是说,改善要停止不需要的工作,减少过剩。因此,在日常书写改善报告时,我们可以做到的就是不要写多余的东西,只简洁地写要点,尽量简短。 

 

附  什么是提案制度,提案制度的弊端有哪些?

旧的提案制度按字面意思来看就是“提出方案”,也就是员工对公司提出建议、想法的制度。它的主旨是:

  • 倾听员工的声音。

  • 接纳员工的意见。

  • 将员工的想法反映到经营上。

等等。虽然是很好的理念,但实际上如何呢?

口头上说“多想些好点子,多提一些提案,公司会马上考虑实施的”。但这样说着好听,实际上不可能一下子全部实现。另外,还存在员工提出了提案,但迟迟没有回应的情况。员工好不容易等来的回复又大多是:“在检讨中”、“会参考”等等模棱两可的说法。

很多时候,提案内容是“这样做就好了”、“那样做就好了”,当然,通过对提案内容的审查,也可以加以筛选,但考虑到“具体怎样实施?”“实施费用如何?”“谁来实施?”等问题,无法协调下去的话,也就只能原地踏步了。 

不能实施的提案反而会造成反效果。虽说“必须要慎重对待员工的提案”,“如果不采用该提案,必须要说明理由”,但实际上,这件事并不好做。每天面对很多不同的提案,管理职光处理这些提案都需要很长时间。工作忙的时候,员工往往得不到明确的答复,比如“知道了”,“后续会检讨”,“又是同样的提案……”,长此以往,为了鼓励员工提出想法的提案制度反而会导致员工和公司间产生不信任感。

其实我们都知道,如果不追踪实际的实施状况,不管做提出多少提案都不会产生任何效果。更别说“提案目标件数:XX件”,更是没有意义。如果只提案而不落地,那么随便写、重复写、想要多少就可以写多少。

写当然简单,但写下的提案无法付诸实践,无法实施的提案堆积如山,同时员工的不信任感也会上升,到最后也就没人再写提案了。

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